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河南大学合同管理暂行办法

信息来源: 暂无 发布日期: 2014-11-19浏览次数:

第一章  总  则

        第一条  为规范学校合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,促进学校各项事业健康发展,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称合同是指以河南大学的名义,与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。

第三条  学校签订合同,必须遵守国家法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,符合学校的相关规定,维护学校的正当权益,任何部门和个人不得利用学校合同损害学校利益。

第四条  学校合同实行统一指导监督、分级分类管理、各负其责的制度。

第二章 合同的分级分类管理

第五条  为方便有效的管理合同,依据合同的性质和内容,学校将合同分为重大合同和一般合同。学校重大合同主要包括:

(一)合作办学合同;

(二)以学校资产联合经营的合同;

(三)涉及学校无形资产的合同;

(四)涉及学校形象、名誉的合同;

(五)涉外合同;

(六)对外抵押担保、债权债务的清偿合同;

(七)融资(贷款)合同;

(八)标的在30万元人民币以上的合同;

(九)标的物金额约定不明确的合同;

(十)学校认为应该按重大合同管理的合同。

重大合同以外的合同为一般合同。签订重大合同必须经学校的法律顾问审查把关,以确保学校的权益得到法律保护。

第六条  学校各职能部门根据其职责范围,分类归口管理相关合同。各职能部门明确一名主要负责人为合同管理责任人,负责本部门所管辖业务的合同管理,具体包括合同的前期指导、论证、内容的全面审查及履行过程的监督检查等。

第七条  审计处负责学校合同的统一管理,包括合同内容和签订程序的审核、合同正本的保管、合同专用章的管理、合同登记备案、合同执行情况的监督、总结,重大合同与一般合同的具体界定以及协调学校其他合同管理部门共同管理学校合同等工作。

第八条  党政办公室负责协调合同签署授权委托事宜。

第九条  项目承办单位是合同的履行单位,负责合同文本的起草、拟定、送审、报批及合同履行管理等工作。

第十条  学校聘请常年法律顾问,协助学校起草、修改、审

查重大合同,参与重大合同谈判,参与合同纠纷的调解、仲裁、

诉讼活动。

第十一条  为规范格式,合同原则上应采用国家有关部门统一制定的格式文本。凡国家规定采用标准合同文本的,必须采用标准文本,没有标准合同文本的,各职能部门应分类制定合同示范文本,并报学校审计处审核备案。

第十二条  各类合同统一使用“河南大学合同专用章”。

第十三条 合同的正本、副本份数按照需要确定,正、副本应当区分清楚。正本由学校审计处、财务处、合同履行部门等单位留存,副本由学校审计处负责编号,根据需要分发。

第三章  合同的立项、起草、审查与签订

第十四条  凡列入年度预算或不涉及资金使用的项目,可直接进行合同立项。凡未列入年度预算计划的项目,须按《河南大学校内专项资金管理办法》(校发〔2006〕291号)的规定办理,在落实资金来源、由学校党委常委会议或校长办公会议批准后方可立项。

第十五条  立项后,由项目承办单位或业务归口职能管理部门负责合同文本的起草。相关单位应从维护学校权益出发,根据合同法及相关规定,在对合同当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行调查、对合作事项的可行性与合法性进行必要论证后,按照统一示范文本格式开展合同文本起草工作。合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体。

合同的主要内容应包括:当事人姓名(名称)和住所,合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式,双方的权利义务,合同相对方各种承诺及优惠条件,审计约定及费用支付办法,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法等。

第十六条  有关单位起草合同文本前需要进行谈判的,应当及时向业务归口职能管理部门和主管校领导汇报;合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的,起草单位应邀请法律顾问参加。

第十七条  在订立合同前,应按照《河南大学合同审批表》的要求,通过相应的审查程序。具体规定如下:

(一)一般合同由业务归口职能管理部门、财务部门(限经济类合同)、监察部门、审计部门进行审查;

(二)重大合同由业务归口职能管理部门、财务部门(限经济类合同)、监察部门、审计部门、法律顾问共同审查;

(三)各审查单位应在5个工作日内完成会签。重大合同要及时上报该项目主管校领导,必要时呈校长审定。

第十八条  有关审查部门要分工协作,各负其责,共同为维护学校利益把好关。各审查单位主要职责:

(一)业务归口职能管理部门。主要对合同的可行性、必要性、合同标的合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审查。合同内容涉及到几个职能部门的,须经相关职能部门会签。

(二)财务部门。审查经济类合同条款是否符合学校有关财

经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等。

(三)监察部门。对合同订立的程序及合规性进行审查。

(四)审计部门。审查合同文本格式是否规范、合同的必要条款是否具备、内容是否合理合法等。

(五)法律顾问。对重大合同内容和条款的合法性、合理性进行全面审查,对履行合同的风险进行评估,做出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论,必要时出具法律意见书。

(六)主管校领导。对经有关审查部门审查后的重大合同,签署意见。存在不确定事项或有争议的合同应提交学校相关会议研究后,呈校长审定。

(七)合同签订人。校长或校长委托的相关负责人签署是否用印的意见。

第十九条  各承办单位向审计部门呈送合同初审稿时,除提供《河南大学合同审批表》外,必须按以下要求提供相关材料:

(一)符合学校招标采购管理规定的,需提供招投标文件、中标通知书或招标纪要等;

(二)对方资信情况说明;

(三)专家对重大合同的论证意见;

(四)其它需要提交的材料。

第二十条  合同文本经审查需要修改的,起草单位应根据有关审查部门的修改建议,及时对合同进行修改,并送相关部门复

查通过。合同文本通过审查但在签订前有异动的,应重新审查。

第二十一条  合同起草单位应对合同文本条款及出具有关情况说明的真实性负责。

第二十二条  各项目承办单位报送合同进行审核时,应指定本单位承办人员具体负责,不得由其他单位人员代办。

第二十三条  合同通过审查的,由项目承办单位凭《河南大学合同审批表》呈送有关领导签署。重大合同由校长亲笔签署或由校长授权相关负责人签署。一般合同由校长授权相关负责人签署。未经授权,任何人不得以河南大学名义或学校所属非法人单位公章对外签订合同。

第二十四条  合同文本正式签订后,项目承办单位送审计处审核无误后,统一加盖河南大学合同专用章。

第二十五条  合同订立后,项目承办单位应将正式合同正本与初审材料一并报送学校审计部门,由审计部门对合同进行分类编号并保存。

第四章  合同的履行与变更

第二十六条  合同签订后,即具有法律效力,合同履行单位及业务归口管理部门必须对合同执行情况进行动态监督,加强对合同履行过程中各个环节(包括签约、交货、验收及结算)的跟踪管理,保质、保量按期完成合同约定事项。

第二十七条  在合同履行过程中,确需变更或解除合同的,

应经双方协商后,签订变更或解除合同文本。变更或解除合同,必须说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。并按前述流程报相关部门审核后签订。

第二十八条  合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分,负责实施该合同的有关单位和人员应及时、妥善地处理、收集、整理、保存上述资料。需要签章确认的,应报请学校业务归口职能管理部门和审计处批准。

第二十九条  在合同履行过程中,如果对方没有按合同的约定履行,负责实施该合同的有关单位和人员必须立即以书面函件形式通知对方,并及时将出现的问题、拟采取的措施向业务归口管理部门和主管校领导汇报,积极采取措施以防止损失扩大。

第三十条  经项目承办单位和业务归口管理部门征求用户意见、组织验收并提供相关数据后,财务部门根据合同文本及相关部门签章方可办理资金结算。对具有下列情形的业务,财务部门有权拒绝付款:

(一)发票或合同签批手续不完备的;

(二)收款单位与合同对方当事人名称不一致的;

(三)发票盖章单位与合同对方当事人不一致的;

(四)付款单位与合同当事人名称不一致且未出具代付款证明的;

(五)单价、数量与合同有出入的;

(六)合同未归档备案的。

第三十一条  学校原则上不向合同对方当事人支付定金或预付款。特殊情况需要支付的,需经主管校领导批准,严格按照国家有关规定执行。

第三十二条  合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以货物交清、工程竣工并验收合格,价款结清、无遗留问题为准。

第三十三条  合同项目完成后,项目承办单位应及时将履行、变更、解除合同的有关资料送交审计处,审计处应及时按会计档案管理要求整理归档备查,不得随意处置、销毁或遗失。

第三十四条  合同作为学校或有关单位对外活动的重要法律依据和凭证,有关人员应当保守合同秘密。

第五章  合同纠纷的解决

第三十五条  合同执行过程中出现争议时,由合同双方协商解决。协商不成的,可以通过仲裁或法律诉讼程序解决。

第三十六条  对双方协商未达成一致的合同纠纷,项目承办单位和业务归口职能部门应从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,写出对该纠纷的处理意见,报学校审计处和主管校领导。

第三十七条  对需仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,主

管校领导应及时召集党政办公室、财务处、监察处、审计处及相关单位和法律顾问、经济顾问组成处理小组,研究确定该合同纠纷解决的具体方案,报校长批准,并参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

第三十八条  合同纠纷涉及的相关单位应当根据处理小组的要求及时提供相关资料和信息,为学校处理合同纠纷提供必要的支持。

第三十九条  处理合同纠纷所发生的费用,由项目承办单位或业务归口职能管理部门承担。

第六章  责任追究与奖励

第四十条  有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任者或负有领导责任的负责人进行批评教育;给学校造成经济损失的,由当事人承担相应的赔偿责任,并根据情节轻重追究直接责任人的行政责任。

(一)合同起草单位未调查对方资信情况、未审查对方主体资格,以致被骗的;

(二)违反程序和规定擅自对外签订合同的;

(三)委托代理人超越学校委托权限签订合同的;

(四)应签订书面合同但未签订的;

(五)合同会审部门、合同管理部门、合同履行单位和有关人员没有按本办法的规定履行职责的;

(六)未经业务归口管理部门和审计处签章确认,擅自给对

方签收单据,或者私自补签单据的;

(七)丢失或者擅自销毁、隐匿合同和合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

(八)在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的。

第四十一条  未经授权,擅自以学校名义签订合同的单位或者个人,应对该合同承担全部责任。同时,学校将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政和经济责任;触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。
   
第四十二条  学校所属的不具有法人资格的单位擅自对外签订合同的,该单位应对合同承担一切法律责任;给学校造成损害的,学校将追究该单位负责人及有关责任人的行政、经济责任。

第四十三条  在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害学校利益的,学校依据有关规定追究当事人责任。

第四十四条  学校对合同管理工作进行评估,对优秀单位和个人予以表彰。

第七章  附  则

第四十五条  学校下属独立法人实体可参照本办法管理合同事务。 

第四十六条  本办法中未尽事宜,依据《中华人民共和国合同法》相关条款执行。

第四十七条  本办法自发布之日起执行。

第四十八条  本办法由审计处负责解释。

                      二〇〇九年四月二十三日

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